Metaxa Hospitality Case Study: Mία επιτυχημένη συνεργασία

ΜΕΤΑΧΑ HOSPITALITY GROUP CASE STUDY

H Connectline, o κορυφαίος συνεργάτης της SOFTONE, αποτελεί στρατηγικό τεχνολογικό εταίρο του Metaxa Hospitality Group, προσφέροντας προηγμένες λύσεις που αυτοματοποιούν και βελτιστοποιούν κρίσιμες backoffice λειτουργίες των ξενοδοχείων του Ομίλου.

Με επίκεντρο την καινοτομία και την αποδοτικότητα, η Connectline υλοποίησε ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, ενισχύοντας τη λειτουργική συνοχή, την οικονομική διαφάνεια και τη στρατηγική λήψη αποφάσεων του Ομίλου.

Το Metaxa Hospitality Group αποτελεί έναν από τους πλέον καταξιωμένους ελληνικούς ξενοδοχειακούς Ομίλους, με 50+ χρόνια συνεχούς και επιτυχημένης πορείας στον χώρο της φιλοξενίας.

Με έμφαση στη βιωσιμότητα, την αυθεντική ελληνική φιλοξενία και την παροχή υψηλού επιπέδου υπηρεσιών, ο Όμιλος διαθέτει πολυτελή resorts και ξενοδοχεία 5 αστέρων σε τοποθεσίες στην Κρήτη (Creta Maris Resort, TUI Magic Life Candia Maris) και τη Σαντορίνη (Santo Collection Resort & Villas).

Λύσεις που υλοποίησε η Connectline:

🔹 Financial Management (FM)

H λύση Financial Management της Connectline προσφέρει ολοκληρωμένη εποπτεία και βελτιστοποιεί τη διαχείριση των οικονομικών επιδόσεων του Ομίλου. Μέσω αυτοματοποιημένης συλλογής δεδομένων από το PMS και αναλυτικής καταγραφής κόστους και δαπανών ανά τμήμα στο Soft1, επιτυγχάνεται:

✔ Βελτιστοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών 

✔ Ανάλυση κερδοφορίας & παρακολούθηση P&L vs Budget σε μηνιαία & ετήσια βάση σύμφωνα με το πρότυπο USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry)

✔ Αναθεώρηση του ετήσιου budget με προοδευτικά forecasts και σύγκρισή τους με τα actual δεδομένα

✔ Επισκόπηση απόδοσης ανά ξενοδοχειακή μονάδα και τμήμα

Η χρήση τυποποιημένων μηχανισμών και η εις βάθος ανάλυση των δραστηριοτήτων κάθε μονάδας επιτρέπουν την άμεση αξιολόγηση της κερδοφορίας και τη σύγκριση πραγματικών vs προϋπολογισμένων αποτελεσμάτων.

Η συνεχής  παρακολούθηση των αναλώσεων ανά αποθηκευτικό χώρο και τμήμα, σε συνδυασμό με την κατηγοριοποίηση εσόδων και δαπανών βάσει της φύσης τους, διασφαλίζει πλήρη έλεγχο κόστους και κρίσιμων αποθεμάτων ανά  είδος.

Το ενιαίο μοντέλο παρακολούθησης μειώνει δραστικά τον χρόνο προετοιμασίας αναφορών, περιορίζει τα ανθρώπινα σφάλματα και εξασφαλίζει υψηλής ποιότητας πληροφορία για τεκμηριωμένη και ταχεία λήψη αποφάσεων από τη διοίκηση.

🔹 Material Management (MM)

Η λύση Material Management ενισχύει τη διαφάνεια και τον έλεγχο σε κάθε στάδιο της εφοδιαστικής αλυσίδας, προσφέροντας:

✔ Κεντρική διαχείριση υλικών, προμηθευτών και τιμοκαταλόγων, ανά ξενοδοχειακή μονάδα και τμήμα

✔ Αυτοματοποιημένες ενδοδιακινήσεις μεταξύ αποθηκών και λειτουργικών τμημάτων

✔ Αυτόματη δημιουργία παραγγελιών και εκτέλεση απογραφών με ακρίβεια και ταχύτητα

🔹 Soft1 Τreasury – Κεντρικός Έλεγχος Πληρωμών

To module Soft1 Τreasury, που ανέπτυξε η Connectline, αποτελεί ένα ισχυρό εργαλείο συγκεντρωτικής παρακολούθησης και διαχείρισης πληρωμών, προσφέροντας στον υπεύθυνο οικονομικής διαχείρισης πλήρη έλεγχο των υποχρεώσεων προς τους προμηθευτές.

Μέσα από μία λειτουργική και παραμετροποιήσιμη οθόνη, ο χρήστης αποκτά άμεση εικόνα όλων των ανοιχτών υποχρεώσεων, με δυνατότητα:

✔ Συγκέντρωσης ληξιπρόθεσμων πληρωμών

✔ Εντοπισμού υποχρεώσεων που ωριμάζουν βάσει εμπορικών συμφωνιών ή διακανονισμών

✔ Επιλογής προτεινόμενου ποσού εξόφλησης ανά προμηθευτή ή παραστατικό

Η διαδικασία πληρωμών απλοποιείται σημαντικά, καθώς ο χρήστης μπορεί να διαμορφώσει και να αποστείλει προτάσεις πληρωμής προς έγκριση, με βάση προτεραιότητες και ταμειακό προγραμματισμό.

Μετά τη έγκριση, το σύστημα υποστηρίζει:
✔ Ηλεκτρονική αποστολή εντολών πληρωμής στην τράπεζα
✔ Αυτόματη δημιουργία λογιστικών εγγραφών στο περιβάλλον του Soft1

Η λύση εξασφαλίζει ακρίβεια, ταχύτητα και πλήρη ιχνηλασιμότητα, ενισχύοντας τη συνέπεια κα την αποδοτικότητα της οικονομικής λειτουργίας του Ομίλου.

🔹 Διαχείριση Τεχνικών Έργων & Παρακολούθηση Κόστους

Στο πλαίσιο της συνολικής αναβάθμισης των λειτουργιών του Metaxa Hospitality Group, αξιοποιήθηκε το module Soft1 Hospitality Constructions, προσφέρoντας στοχευμένα εργαλεία για την οικονομική διαχείριση έργων συντήρησης και ανάπτυξης.

Βασικά χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν:
✔ Δομημένη καταγραφή και παρακολούθηση έργων (έργο-υποέργο-φάση-ενέργεια)
✔ Ορισμό και έλεγχο προϋπολογισμού σε επίπεδο αξιών ή/και υλικών
✔ Απολογιστική παρακολούθηση δαπανών βάσει πραγματικών στοιχείων
✔ Παρακολούθηση υπεργολάβων μέσω επιμετρήσεων και ποσοτικής εκτίμησης παραδοτέων
✔ Σύνδεση με παραγγελίες, παραστατικά και αποθήκη για πλήρη ιχνηλασιμότητα κόστους

Η συγκεκριμένη λύση ενισχύει τη διαφάνεια, τον έλεγχο και τη λήψη αποφάσεων σε ό,τι αφορά τις τεχνικές επενδύσεις του Ομίλου, αποτελώντας αναπόσπαστο κομμάτι της στρατηγικής του για λειτουργική αριστεία.

🔹 HotelApp: Ψηφιοποίηση Διαδικασιών

Το HotelApp αποτελεί ένα σύγχρονο εργαλείο ψηφιακής διαχείρισης ξενοδοχειακών λειτουργιών, σχεδιασμένο για να ενισχύει την εσωτερική οργάνωση και επιχειρησιακή συνοχή των μονάδων φιλοξενίας.

Μέσα από ένα φιλικό και λειτουργικό περιβάλλον, προσφέρει:
✔ Διαχείριση αιτημάτων των τμημάτων προς την κεντρική αποθήκη αλλά και μεταξύ τους, για αποστολή και παραλαβή υλικών σε πραγματικό χρόνο
✔ Αποτελεσματική διεκπεραίωση απογραφών, με ακρίβεια και ταχύτητα
✔ Απλοποίηση καθημερινών διαδικασιών και ενίσχυση της εσωτερικής επικοινωνίας

Η λύση συμβάλλει καθοριστικά στη βελτιστοποίηση των λειτουργιών front και back office, ενισχύοντας τη διαφάνεια, την αποδοτικότητα και τη συνεργασία μεταξύ των τμημάτων.

Business Value για το Metaxa Hospitality Group

Η υλοποίηση των λύσεων της Connectline προσέφερε στον Όμιλο μετρήσιμα οφέλη σε επίπεδο λειτουργίας, διαχείρισης και στρατηγικής εποπτείας:

✔ Αύξηση παραγωγικότητας – Ταχύτερη και αποδοτικότερη διαχείριση διαδικασιών σε όλα τα επίπεδα
✔ Εξοικονόμηση χρόνου – Αυτοματοποιημένες ροές εργασίας σε προμήθειες, απογραφές και λογιστικές υποχρεώσεις
✔ Μείωση λαθών – Ακριβής καταγραφή και διαχείριση δεδομένων με ελαχιστοποίηση ανθρώπινων σφαλμάτων
✔ Ολιστική εποπτεία – Ενοποιημένη εικόνα της απόδοσης και δυνατότητα στρατηγικής ανάλυσης σε επίπεδο μονάδας και Ομίλου

Οι λύσεις της Connectline ενίσχυσαν την αποδοτικότητα και τον επιχειρησιακό συντονισμό του Μetaxa Hospitality Group, υποστηρίζοντας τη συνεχή του πορεία προς την καινοτομία, τη βιωσιμότητα και την υψηλού επιπέδου φιλοξενία.