Ηλεκτρονικά βιβλία & Ηλεκτρονική τιμολόγηση-Soft1

Ηλεκτρονικά βιβλία και Ηλεκτρονική τιμολόγηση με Soft1

Από το 2018 έχει ξεκινήσει η συζήτηση της υποχρεωτικής εφαρμογής του ηλεκτρονικού τιμολογίου, καθώς και της ενεργοποίησης των ηλεκτρονικών βιβλίων, για όλες τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στην Ελλάδα, ανεξαρτήτου μεγέθους, νομικής μορφής ή άλλων κριτηρίων.

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ

Στην πράξη η διαδικασία της ηλεκτρονικής τιμολόγησης έχει εφαρμοστεί από πάρα πολλές επιχειρήσεις και η αναμενόμενη αλλαγή αφορά την καθολικά υποχρεωτική εφαρμογή τους από την 1^η Ιανουαρίου του 2020. Η ημερομηνία αυτή αποτελεί στόχο της ΑΑΔΕ.

Περισσότερες από 1.000 επιχειρήσεις και 18.000 χρήστες χρησιμοποιούν, ήδη, την πλατφόρμα ECOS της SoftOne για την ηλεκτρονική τιμολόγηση

Σε κάθε περίπτωση η ηλεκτρονική τιμολόγηση από όλες τις επιχειρήσεις αποτελεί βασική προϋπόθεση για την ολοκληρωμένη και αποτελεσματική λειτουργία των Ηλεκτρονικών Βιβλίων. Εφόσον μια επιχείρηση δεν εφαρμόσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση, στη μέχρι σήμερα ενημέρωση επισημαίνεται ότι τα τιμολόγια που εκδίδει θα ελέγχονται στο σύνολο τους από την ΑΑΔΕ.

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΒΙΒΛΙΑ

Η νέα υποχρέωση της τήρησης των ηλεκτρονικών βιβλίων από την κάθε επιχείρηση είναι κάτι νέο και αναμένεται να μεταβάλει ριζικά τις ελεγκτικές διαδικασίες, δεδομένου ότι η ελεγκτική αρχή θα εξασφαλίσει σε άμεσο χρόνο, το σύνολο σχεδόν, των πληροφοριών που αφορούν τις συναλλαγές των επιχειρήσεων. Οι πληροφορίες αυτές αφορούν και την διακίνηση των εμπορευμάτων (Δελτία Αποστολής). Παράλληλα θα οδηγήσει στην κατάργηση της ΜΥΦ και σε αρκετές μεταβολές στην καθημερινότητα των λογιστηρίων, κυρίως στο επίπεδο της υποβολής των φορολογικών δηλώσεων (εισόδημα, ΦΠΑ, παρακρατούμενους φόρους, χαρτόσημο κτλ).

Στο ενημερωτικό της ΑΑΔΕ, καταγράφεται ως ημερομηνία εφαρμογής την 1^η Ιανουαρίου 2020. Η ημερομηνία αυτή, δεν έχει οριστικοποιηθεί με νόμο ή εγκύκλιο και κατά συνέπεια δεν μπορούμε να ξέρουμε, αν θα ισχύσει τελικά και αν θα περιλαμβάνει το σύνολο των επιχειρήσεων ή θα υπάρχει κάποια σταδιακή εφαρμογή. Τέλος, μέχρι και την οριστική ψήφιση σχετικού νόμου δεν είναι βέβαιο ότι οι πληροφορίες που έχουμε για το θέμα είναι πλήρης, ούτε αν θα υπάρξουν αλλαγές που θα αλλάζουν τις σχετικές απαιτήσεις κάνοντας αυτές λιγότερο ή περισσότερο δύσκολες.

Βασική προϋπόθεση για την διασύνδεση του λογιστηρίου της επιχείρησης με την βάση δεδομένων της ΑΑΔΕ, στην οποία θα εμφανίζονται τα ηλεκτρονικά βιβλία, αποτελεί η σωστή λειτουργία του λογισμικού παρακολούθησης βιβλίων και έκδοσης στοιχείων (ERP) που χρησιμοποιεί. Στο Soft1, το μεγαλύτερο μέρος των απαιτούμενων αλλαγών για τον συγχρονισμό με την βάση της ΑΑΔΕ αναμένεται να γίνουν αυτοματοποιημένα και με μικρή συμμετοχή της Connectline.

Επιπλέον, θα πρέπει να επισημανθεί, ότι η ύπαρξη των ηλεκτρονικών βιβλίων δεν θα αντικαταστήσει την ενημέρωση των βιβλίων των επιχειρήσεων με απλογραφικά ή διπλογραφικά βιβλία. Τα λογιστήρια, θα συνεχίσουν να κάνουν τις εργασίες καταχώρησης, ελέγχου και τακτοποίησης, που κάνουν ως και σήμερα ,και τα Ηλεκτρονικά Βιβλία θα ενημερώνονται ως προς τα έσοδα, τα κόστη και τους φόρους αυτόματα. Πρόσθετα, ο λογιστής θα πρέπει να κάνει όλες τις επιπλέον εγγραφές που αφορούν τους λοιπούς λογαριασμούς και οδηγούν στην κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων της εταιρείας. Επίσης, θα πρέπει να κάνει συγκεκριμένους ελέγχους και συμπληρωματικές εργασίες, ώστε τα δεδομένα των ηλεκτρονικών βιβλίων (έσοδα, κόστη, φόροι) να είναι ίδια με αυτά που εμφανίζει στα βιβλία της η επιχείρηση.

Παρακάτω ακολουθεί μια επιγραμματική παρουσίαση του τρόπου ενημέρωσης των ηλεκτρονικών βιβλίων, την ανταλλαγή πληροφοριών ανάμεσα στην πλατφόρμα της ΑΑΔΕ και το Soft1 καθώς και των μεταβολών που επιφέρουν τα παραπάνω στην υποβολή των φορολογικών δηλώσεων της επιχείρησης.

ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΒΙΒΛΙΩΝ

Α. ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ

Βασική προϋπόθεση για την αυτόματη αποστολή των δεδομένων των παραστατικών είναι η χρήση τυποποιημένων δεδομένων.

Έτσι ανάλογα με το είδος παραστατικού που έχει επιλεγεί, θα ενημερώνονται συγκεκριμένες στήλες των Ηλεκτρονικών Βιβλίων με τα δεδομένα του και θα λαμβάνει συγκεκριμένη αρίθμηση.

Β. ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΠΟΥ ΔΙΑΒΙΒΑΖΟΝΤΑΙ ΑΠΟ ΕΚΔΟΤΗ ΚΑΙ ΛΗΠΤΗ

Η επιχείρηση δεν θα αποστέλλει μόνο αυτή στα ηλεκτρονικά της βιβλία τα δεδομένα των τιμολογίων της. Θα λαμβάνει και τα δεδομένα των τιμολογίων που εκδίδουν προμηθευτές της, που έχουν υποχρέωση παρακολούθησης βιβλίων.

Εκτός από τα τιμολόγια που εκδίδει η εταιρεία, θα πρέπει να κάνει αποστολή στα Ηλεκτρονικά Βιβλία και τα τιμολόγια των προμηθευτών εξωτερικού (ΕΕ, τρίτες χώρες) καθώς και τα στοιχεία λιανικής πώλησης που λαμβάνει (π.χ. βενζίνες ΕΙΧ). Ακόμη, θα πρέπει να κάνει αποστολή και συγκεντρωτικά τις λιανικές της πωλήσεις. Επιπλέον θα πρέπει να αποστέλλονται τα Δελτία Αποστολής πωλήσεων που συνοδεύουν τα αγαθά.

Τέλος, όσα τιμολόγια προμηθευτών της εταιρείας δεν υποβάλλονται ηλεκτρονικά από τους εκδότες τους, η εταιρεία παρόλο που είναι λήπτης, θα πρέπει να τα αποστείλει η ίδια με την ανάλογη σήμανση. Δηλαδή τα τιμολόγια που λαμβάνει για την λήψη υπηρεσιών ή την αγορά αγαθών και έχουν εκδοθεί από εταιρείες του εξωτερικού, θα πρέπει, επίσης να αποσταλούν, με ευθύνη της εταιρείας που τα λαμβάνει.

Γ. ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΠΟΥ ΔΙΑΒΙΒΑΖΟΝΤΑΙ

Το κάθε παραστατικό που διαβιβάζεται, θα περιέχει όλες τις βασικές πληροφορίες ταυτοποίησης του λήπτη, τα στοιχεία που αφορούν την εγκατάσταση που γίνεται η διακίνηση (π.χ. διεύθυνση αποθήκης), το είδος προτύπου παραστατικού της ΑΑΔΕ που αφορά, η αξία πώλησης, η αξία ΦΠΑ, ο παρακρατούμενος φόρος κτλ

Όλα τα στοιχεία που περιγράφονται θα πρέπει να είναι διαθέσιμα ώστε η διαβίβαση του παραστατικού να εγκριθεί και να ενημερωθούν τα Ηλεκτρονικά Βιβλία.

Εφόσον η διαβίβαση ολοκληρωθεί, το παραστατικό λαμβάνει Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης (ΜΑΡΚ), που αποτελεί από το σημείο αυτό την ταυτότητα του.

Δ. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ

Εκτός από την αποστολή των δεδομένων των παραστατικών, η κάθε επιχείρηση θα πρέπει να κάνει διαβίβαση και του χαρακτηρισμού των αγορών ή πωλήσεων της. Δηλαδή, για τα τιμολόγια που εκδίδει ,θα πρέπει να τα χαρακτηρίζει ως τιμολόγια πώλησης αγαθών, υπηρεσιών ή παγίων. Αντίστοιχα για τα τιμολόγια που λαμβάνει θα πρέπει να κάνει αποστολή των χαρακτηρισμό τους ως αγορές αγαθών, δαπάνες ή αγορές παγίων.

Ε. ΣΥΣΧΕΤΙΣΜΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Soft1 ΜΕ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΒΙΒΛΙΑ

Τα παραστατικά, που έχουν γίνει αποδεκτά και έχουν λάβει ΜΑΡΚ στα ηλεκτρονικά βιβλία, συσχετίζονται με τις αντίστοιχες εγγραφές που έχουν καταχωρηθεί στο Soft1 της εταιρείας και τις ενημερώνουν με τον αριθμό αυτό. Έτσι ο ΜΑΡΚ ακολουθεί ως ταυτότητα και τις εγγραφές στα βιβλία της επιχείρησης.

Ο ΜΑΡΚ, αποτελεί τον συνδετικό κρίκο ανάμεσα στα βιβλία της επιχείρησης και τα ηλεκτρονικά βιβλία. Βασιζόμενο σε αυτό τα ηλεκτρονικά βιβλία αντλούν δεδομένα από το Soft1 και αντίστροφα το Soft1 αντλεί δεδομένα από τα Ηλεκτρονικά Βιβλία .

ΣΤ. ΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΕΓΓΡΑΦΕΣ (Εκτός των τιμολογίων)

Στα Ηλεκτρονικά Βιβλία, θα πρέπει να καταχωρηθούν και οι εγγραφές μισθοδοσίας και αποσβέσεων. Τέλος, θα πρέπει να καταχωρηθούν και οι εγγραφές τακτοποίησης, ώστε να μπορεί να προκύψει από αυτά το φορολογικό αποτέλεσμα χρήσης.

Μελλοντικά, θα απαιτηθεί και η αποστολή – λήψη δεδομένων, που σχετίζονται με την εξόφληση των παραστατικών.

Ζ. ΑΥΤΟΜΑΤΗ ΥΠΟΒΟΛΗ ΔΗΛΩΣΕΩΝ

Ένας από τους στόχους της εφαρμογής των Ηλεκτρονικών Βιβλίων είναι και η αυτόματη υποβολή των δηλώσεων παρακρατούμενων φόρων, ΦΠΑ και εισοδήματος των επιχειρήσεων. Π.χ. η δήλωση ΦΠΑ θα προετοιμάζεται αυτόματα στο taxis με την αξιοποίηση των δεδομένων των ηλεκτρονικών βιβλίων. Εντός της καταληκτικής προθεσμίας, το λογιστήριο της επιχείρησης θα πρέπει να έχει κάνει όλες τις ενέργειες συμφωνίας ώστε να υπολογίζεται το ΦΠΑ προς απόδοση.

Η ημερομηνία οριστικοποίησης που αναφέρεται ως προτεινόμενη είναι η 20^η της κάθε περιόδου. (μηνιαία για τα διπλογραφικά και τριμηνιαία για τα απλογραφικά).

H SoftOne και η Connectline θα ανταποκριθούν άμεσα στις αλλαγές που επιφέρει η υποχρεωτική τήρηση ηλεκτρονικών βιβλίων, ώστε να προσαρμοστείτε έγκαιρα στις απαιτήσεις που θέτει η νέα νομοθεσία. Βασική προϋπόθεση είναι η σύμβασή σας να είναι ενεργή και η εγκατάστασή σας να καλύπτεται από νέες εκδόσεις.

Του Παναγιώτη Σίμου, Διευθύνοντα Συμβούλου της ConnectLine με τη συνεργασία με του κ. Διονύση Σαμόλη, Γενικού Διευθυντή της Αrtion A.E.

Το ανωτέρω κείμενο, έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και σε καμία περίπτωση δεν υποκαθιστά τις εξειδικευμένες τεχνικές και συμβουλευτικές υπηρεσίες της ConnectLine.
Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να απευθυνθείτε στην ConnectLine. (Πουρνάρα 9 Μαρούσι | +30 210 6003035|  www.connect-line.gr)

LINKS

https://www.aade.gr/mydata

https://www.aade.gr/myDATA/tehniki-tekmiriosi